Группа компаний «Цезарь Сателлит» – основатель российского рынка охранных систем, ведущий оператор систем безопасности для недвижимости и автомобилей заказала разработку и внедрение специального блока «Реагирование» для конфигурации 1С:ERP. Этот программный блок предназначен для подготовки и учета фактически выполненных охранных услуг, для оценки экономической эффективности оперативной деятельности по охране объектов недвижимости в Центральном федеральном округе.
В прежней информационной системе отсутствовала оперативная информация по затратам, выручке, маржинальности оказанных охранных услуг, при изменении статуса объекта охраны не создавались автоматически задачи о приостановке, возобновлении, отключении охраны объекта недвижимости. Значительное время затрачивалось на подготовку перечней охраняемых объектов, которые необходимо передавать контрагентам, эта работа выполнялась вручную в Excel.
- Автоматическая загрузка из внешней информационной системы данных о новых объектах охраны, изменениях их статусов и реквизитов.
- Автоматическое формирование задач о постановке на охрану, приостановке/возобновлении охраны, снятии с охраны объекта при смене его статуса и в зависимости от условий оплаты по договору.
- Определение собственных или партнерских групп быстрого реагирования(ГБР) и условий реагирования при срабатывании охранной сигнализации или иных событиях на объекте. Для этого операторы через обработку формируют документы, в которых учитывают зоны ответственности ГБР, условия по договорам с клиентом-владельцем объекта недвижимости и по договорам с партнерскими охранными структурами.
- Реализовано для партнеров автоматическое формирование по команде оператора документа с Перечнем объектов, переданных под охрану партнеру на конкретную дату, с условиями охраны и итогами.
- Ежемесячно формируются документы о договорных обязательствах и фактически выполненных охранных услугах в разрезе объектов охраны, организаций, регионов, данных о партнере (партнер, тип, договор). В этих документах из внешних информационных систем и из блока «Реагирование» 1С:ERP объединяются данные для оценки экономических результатов охранной деятельности за месяц. Эти данные фиксируются движениями документов с специализированном регистре сведений.
- Разработан отчет о маржинальности/рентабельности охранных услуг, выполненных за месяц. В отчете отображаются обязательства сторон, фактические затраты, доходы, финансовый результат. Отчет построен на Системе Компоновки Данных(СКД), поэтому пользователи самостоятельно могут менять настройки отчета и получать результаты с разной группировкой, детальностью и отборами. Например, получать результаты в разрезе отдельного объекта охраны, клиента, ГБР, партнера, категории объектов (магазины, аптеки, коттеджи, банки и т.п.), по всем объектам торговой сети. Можно отобрать объекты, по которым прибыль/маржинальность выше/ниже заданного в отборе уровня, или загрузить из файла Excel список объектов недвижимости, за которые, например, отвечает конкретный менеджер по продажам. Отчет о маржинальности/рентабельности охранных услуг даёт возможность оперативно выполнять корректирующие действия и принимать экономически обоснованные управленческие решения.
Чтобы реализовать перечисленные функции в типовую конфигурацию 1С: ERP были добавлены новые объекты: документы, отчеты, регистры, справочники. Обмен с внешними информационными ресурсами выполняется автоматически по расписанию регламентными заданиями или при работе с новыми объектами через запросы. Создана обработка «Рабочее место менеджера по реагированию», на форме которой выводится основная информация, необходимая для каждодневной работы.
После разработки и успешной эксплуатации блока «Реагирование» сотрудниками другого отдела ГК «Цезарь Сателлит» была заказана доработка, которая позволила учесть специфику работы данного отдела.
В процессе работы от пользователей поступали новые идеи и просьбы, реализация которых внесена план работ. В ближайших планах выполнение следующих работ. Первое, что необходимо, это - автоматизация выполнения задач приостановками/возобновлениями/исключениями, чтобы не затрачивать рабочее время на эти рутинные операции. Второе, это - автоматизация рассылки/передачи Перечней с объектами, переданными под охрану. Третье, реализовать возможность создавать новые ПИНы (объекты охраны) сразу в 1С:ERP, чтобы не было задержки из-за обмена с Аксаптой.
Разработка блока «Реагирование» на платформе 1С в конфигурации ERP с открытым кодом и гибким специализированным языком программирования позволяет оперативно откликаться на просьбы пользователей. По сравнению с ранее использовавшейся системой в 1С:ERP удалось вдвое сократить количество сотрудников, занятых работой по оформлению операций реагирования. Заказчик получил всё, что было указано в Техническом задании, и даже больше.
Пользователи блока «Реагирование» особо отмечают следующие возможности.
- Автоматическое создание задач по объектам охраны.
- Автоматическое формирование Перечней объектов, переданных под охрану.
- Отчет по рентабельности, возможность оперативного экономического анализа охранной деятельности.
Сотрудники со стороны заказчика отметили своевременную и компетентную помощь разработчиков, что работать было очень приятно, и они чувствовали, что общаются с грамотным специалистами.
Будущие пользователи блока «Реагирование» активно и заинтересованно участвовали в его создании, знакомили с особенностями и терминологией своей предметной области, делали конструктивные замечания и предложения на этапах разработки и внедрения.
